10 Outlook-vinkkiä älä koskaan poistu kotoa ilman

Saatko kaiken hyödyn ohjelmasta, kun käytät Outlookia? Outlook-työpöytäohjelma on energiankäyttäjän paratiisi, jolla on enemmän ominaisuuksia kuin Sveitsin armeijan veitsellä, ja valitettava totuus on, että monet ihmiset vain päätyvät sen uhriksi. Sen ei tarvitse olla sinä! Vaikka on olemassa satoja ehdotuksia ja temppuja tämän painavan sähköpostiohjelman käyttämiseen, pidasimme sen lyhyeksi ja kokomme luettelon kymmenestä parhaasta, jotka ovat hyödyllisimpiä ja usein huomioimatta. Näiden vinkkien avulla voit olla varmempi, tehokkaampi ja vähemmän hämmentynyt olitpa töissä vai hallinnoitko sähköpostia tietokoneelta.

kuva

2. Pikavaiheet Onko paljon aikaa Outlookissa viettämässä toistuvia tehtäviä? Helpota työnkulkua lisäämällä joitain nopeita vaiheita, jotka voivat tehdä työsi puolestasi. Jokainen painike voidaan asettaa vastaamaan automaattisesti säilötyllä tekstillä, lähettämään edelleen sähköposteja, kopioimaan sähköposteja kansioihin, luomaan tapaamisia ja paljon muuta. Pikavaiheiden asettaminen voi vaikuttaa aluksi monimutkaiselta, mutta ei hätää, koska olemme peittäneet helposti seuraavan oppaan aiheesta. On todella syytä ottaa aikaa oppia käyttämään niitä, jos käytät Outlookia päivittäin.

3. Ota keskustelunäkymä käyttöön Vihata tai rakasta sitä siitä lähtien, kun Gmail on tehnyt ideasta valtavirran ihmisten lukemisen sähköpostien lukemiseen keskusteluluetteloissa. Mikä vielä parempaa, tämän näkymän avulla voit helposti sivuuttaa kokonaiset sähköpostiviestit, jos joudut ryhmäkeskusteluun, jota et halua käydä. Sen muuttaminen on yhtä helppoa kuin sen napsauttaminen valintaruudussa postinauhan Näytä-välilehdessä.

4. Lisää uusi yhteyshenkilö lukeessasi sähköpostia Sähköpostiosoitteiden kirjoittaminen manuaalisesti on niin 2003. Outlookin uudemmissa versioissa (2007-2013) voit lisätä ihmisiä yhteystietoluetteloosi lukeessasi sähköpostia, jos napsautat heidän osoitetta header.

kuva

5. Luo lukematon sähköpostin erottelu Microsoft Office -sovelluksen oletusvärit ja fontit voivat jättää sinut haluamaan paljon enemmän. Vaikka en voi ehdottaa tiettyä värisarjaa, josta kaikki siellä sopivat, voin kertoa, että mukauttaminen on ulottuvillasi. Siirry Näytä-nauhaan> Näytä asetukset> Muut asetukset ja ehdollinen muotoilu. Kussakin ikkunassa voit muuttaa paitsi väriä myös Outlookin kunkin tekstiosan fontin, koon ja tyylin. Lisätietoja yllä olevasta oranssista linkistä.

kuva

7. Sammuta Ihmiset-paneeli. Se on ruma, se on tilaa vievä ja se kasvattaa arvokasta näytön kiinteistöä. Vaikka Microsoft paransi huomattavasti Office 2013: n ihmisruutua, se on edelleen tuskaa useimmille käyttäjille. Onneksi he tekivät sen sammuttamisen erittäin helpoksi. Postimoodissa siirry Näytä-nauhaan ja napsauta Henkilöt-paneeli> Ei-painiketta, kun haluat sulkea sotkua lukemisikkunan alaosassa. Jos tarvitset sitä takaisin, tiedät nyt myös mistä löytää sen päälle -painikkeen, koska se on samassa paikassa.

8. Poista viestien esikatselut käytöstä kansioikkunassa. Useimmissa sähköposteissa aihe ja lähettäjä riittävät tietämään, haluatko avata sen ja lukea sen. Viestin esikatselun poistaminen käytöstä antaa sinulle jopa 50% enemmän tilaa nähdä Saapuneet-kansiossa luetellut sähköpostiviestit. Se tarkoittaa, että voit käydä ne läpi nopeammin ja palata tekemään jotain tuottavampaa. Voit poistaa nämä käytöstä siirtymällä Näytä-nauhaan ja napsauttamalla Viestin esikatselu> Pois.

kuva

9. Loma (muistutus toimistosta) Jos käytät Outlookia työhön, tämä ei ole ketterä. Asiakkaiden ja kollegoiden tiedostaminen poissa kaupungista on paras tapa välttää se, mikä muuten voi muuttua vihaiseksi väkijoukkoksi ihmetteleen, miksi et koskaan lähettänyt näitä TPS-raportteja perjantaina. Voit tehdä tämän muutamalla tavalla. Yksi sisältää kokouksen perustamisen muistutukseksi. Toinen tapa on asettaa sääntö, joka on samanlainen kuin alla olevassa kuvakaappauksessa. Mutta sitä, jota useimmat ihmiset käyttävät, kutsutaan ”ulkopuolella olevaksi avustajaksi”, ja se edellyttää, että sähköpostisi isännöidään vaihtopalvelimella.

out-ouf-office-sääntö

10. Säästä itsesi vahingossa tapahtuvasta ReplyToAll-sähköpostikauhuista. Vaikka ääniravion torjunta onkin vähiten huolenaiheitasi, on vielä paljon asioita, jotka todennäköisesti jäävät vain valittujen postilaatikoihin. Tämä vinkki sisältää Outlook-laajennuksen asentamisen, joka estää tai ainakin varoittaa sinua, jos aiot lähettää sähköpostia jokaiselle vastausluettelossa olevalle henkilölle, kun lähetät sen vain henkilölle. Voit ladata laajennuksen täältä Microsoft.com-sivustosta. Suorita vain .msi-tiedosto ja asennus on helppoa.