Yksi Excelin hyödyllisimmistä ominaisuuksista on ehdollisuus. Tämän avulla voit antaa visuaaliset indikaattorit laskentataulukon tiedoille. Ehdollisen muotoilun avulla Excelissä voit näyttää, onko tiedot rajoitusten ylä- tai alapuolella, nousevatko vai alaspäin vai paljon muuta.

Tässä oppaassa opit käyttämään ehdollista muotoilua Excelissä ja joitain esimerkkejä siitä, milloin ominaisuutta on parasta käyttää.

Solun värin vaihtaminen ehdollisella muotoilulla

Yksi yleisimmistä tavoista, joilla ihmiset käyttävät ehdollista muotoilua Excelissä, on Korosta solusäännöt. Oletetaan esimerkiksi, että opettaja käyttää laskentataulukoita kirjanpitoon testin arvosanoista.

opettajan arvosanoja esimerkki

Yksinkertaisena laskentataulukkona opettaja pystyi vain skannaamaan arkin läpi nähdäkseen, mitkä opiskelijat läpäisivät testin tai epäonnistuivat sen. Tai luova opettaja voi sisällyttää “korosta solut” -säännön, joka korostaa arvosanojen läpäisemistä tai epäonnistumista sopivalla värillä - punaisella tai vihreällä.

Voit tehdä tämän valitsemalla Koti-valikon ja valitsemalla Ehdollinen muotoilu Tyylit-ryhmästä. Tästä luettelosta voit valita, mitä sääntöä haluat käyttää. Tähän sisältyy solujen korostaminen, joka on arvoa suurempi, pienempi, välinen tai yhtä suuri.

korostettujen solujen sääntöjen valitseminen

Tässä esimerkissä opettaja haluaa korostaa solut vihreinä, jos ne ovat suurempia kuin läpäisyaste, joka on solussa D2. Korosta kaikki sarakkeen B solut (paitsi otsikko) ja valitse Suurin kuin Korosta solujen säännöt -valikosta.

Voit antaa staattisen arvon rajana tai valita solun, joka sisältää arvon. Voit pitää vakiona ”vaaleanpunainen täyttö tummanpunaisella tekstillä” avattavassa valikossa, valita mistä tahansa muusta mukautetusta väriasetuksesta tai valita Mukautettu muoto asettaaksesi oman.

solujen korostusrajojen asettaminen

Voit nähdä, että tämä sääntö korostaa kaikki läpäisevät arvosanat vihreänä.

käyttämällä korostettuja soluja excelissä

Mutta entä epäonnistuneet arvosanat? Suorittaaksesi tämän sinun on valittava samat solut ja toistettava yllä oleva prosessi, mutta valittava “vähemmän kuin” -sääntö. Valitse sama läpäisyasteinen solu ja tee väri vaaleanpunainen tummanpunaisella tekstillä.

korosta sovelletut solusäännöt

Kun olet valmis, tietoihin sovellettavat kaksi sääntöä korostavat luokittelutiedot asianmukaisesti sen mukaan, ovatko ne arvosanan ylittäviä vai ylittäviä.

Ylä- / alaosaston käyttäminen Excelissä

Toinen erittäin hyödyllinen ehdollisen muotoilun sääntö Excelissä on ”Ylä / ala” -säännöt. Tämän avulla voit analysoida mitä tahansa pitkää tietoluetteloa ja sijoittaa luettelon seuraavien suhteen:

  • 10 suosituinta tuotettaAlusta 10 tuotettaYläosa 10% alhaalta 10% Keskiarvon yläpuolellaAlin keskiarvo

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on luettelo New York Timesin bestsellereistä ja arvioitsijoiden tulokset laskentataulukossa. Voit käyttää ylä- / alaosa-sääntöjä nähdäksesi, mitkä kirjat sijoittui yhdeksi kymmenen parhaan tai 10 pahimman joukosta koko luettelossa.

Voit tehdä tämän valitsemalla vain koko luettelon ja valitsemalla sitten Ehdollinen muotoilu -valikosta Ylä- / alareunan säännöt ja valitsemalla sitten 10 suosituinta kohdetta.

korkeiden alhaisten sääntöjen valitseminen

Et ole rajoittunut 10 suosituimpaan tuotteeseen. Kokoonpanoikkunassa voit muuttaa sen haluamaasi numeroon, samoin kuin solujen värityksen.

mielenkiintoiset 10 parasta tuotetta

Voit käyttää samaa lähestymistapaa kuin edellisessä osiossa näyttääksesi sekä top 10 että bottom 10 lisäämällä toissijaisen säännön ja korostamalla alaosan 10 punaisena, samalla kun korostat 10 parasta vihreää.

Kun olet valmis, näet yhdellä silmäyksellä luettelon parhaiten arvioidut ja alinluokkaiset.

10 parhainta ja 10 alaosaa

Korostamalla korkeinta tai matalinta kohdetta voit pitää luettelosi lajiteltuina haluamallasi tavalla, mutta voit silti nähdä lajittelun (korkeimman tai alimman) yhdellä silmäyksellä. Tämä on myös erittäin hyödyllistä, kun käytät myös keskimääräistä korkeampaa tai alle keskimääräistä sääntöä.

Tietopalkin ehdollisen muotoilun käyttäminen

Toinen erittäin hyödyllinen ehdollinen muotoilusääntö on tietopalkin muotoilusäännöt. Tämän avulla voit muuntaa tietosolut virtuaalisiksi palkkikaavioiksi. Tämä sääntö täyttää solun prosenttimäärällä väriä sen sijainnin perusteella, jonka datapiste on asettamasi ylä- ja alarajan ylä- ja alapuolella.

Oletetaan esimerkiksi, että matkustat paljon töistä ja kirjaat polttoaineen, jota käytät matkoilla tiettyihin valtioihin. Tämä täyttöominaisuus käyttää täyttökuviota jokaiselle datapisteelle perustuen enimmäis- ja vähimmäistietopisteisiisi korkeina ja alarajoina. Voit muuntaa polttoainetietosolut pylväskaavioksi käyttämällä palkkien ehdollista muotoilusääntöä.

Voit tehdä tämän valitsemalla koko tietosarakkeen ja valitsemalla Ehdollinen muotoilu -valikosta Tietopalkit.

tietopalkkien muotoilu

Voit valita kahdesta erilaisesta tietorivin muotoiluvaihtoehdosta.

  • Gradient Fill: Tämä täyttää solut varjostetussa kaltevuuskuviossa. Kiinteä täyttö: Tämä täyttää solut yksivärisellä kuviolla.

Voit määrittää tämän valitsemalla vain tietosarakkeen, johon haluat soveltaa täytteen, ja valitsemalla joko gradienttitäyte tai kiinteä täyttövaihtoehto Ehdollinen muotoilu tietopalkkeja -valikosta.

Asennuksen jälkeen näet kaltevuuden tai kiinteän täyteaineen, jota käytetään jokaisen datapisteen soluun.

väri täyttö

Mahdollisuudessa muuntaa laskentataulukoiden tiedot upotettuihin pylväskaavioihin on paljon hyödyllisiä sovelluksia.

Värimittakaavan ehdollisen muotoilun käyttäminen

Vaihtoehto visuaalisen palkkikaavion käyttämiselle, jonka solun täyttöasetukset tarjoavat, on väriasteikon ehdollinen muotoilutoiminto. Se täyttää solut gradientilla, joka edustaa onko tämä datapiste kokonaisdataalueen ala- vai yläpäässä.

Jos haluat käyttää tätä muotoilua, valitse vain solualue, johon haluat käyttää muotoilua, ja valitse sitten värivalintasi Ehdollisen muotoilun -valikosta Värivaa'at.

väriasteikon muotoilu

Kun käytät tätä muotoilua solualueelle, se tarjoaa samanlaisen visualisoinnin kuin tietopalkki-vaihtoehto. Mutta solujen väritys antaa sinulle paremman yleiskuvan siitä, missä jokainen datapiste kuuluu alueelle.

Valitsemasi vaihtoehto riippuu todella siitä, miten haluat esitellä tietosi laskentataulukossa. Tällainen väriasteikko on hyödyllinen, jos et halua laskentataulukon näyttävän pylväskaaviolta. Mutta haluat silti nähdä - yhdellä silmäyksellä - missä alueella jokainen datapiste putoaa.

Kuvakkeiden käyttäminen Excelissä

Yksi Excelin ehdollisen muotoilun luovimmista ominaisuuksista on kuvakkeet. Niiden avulla voit toteuttaa kuvakkeen visualisoidaksesi jotain kaavion tiedoista.

Elinmuotoilun Kuvakejoukot-valikossa voit valita laajasta valikoimasta kuvakejoukkoja.

Nämä kuvakejoukot näkyvät kunkin datasolun sisällä edustamaan, mihin kohtaan kyseisen kohteen yleinen data-alue kuuluu. Jos valitset nuolet, näet punaisen alaspäin osoittavan nuolen alhaisten tietojen suhteen. Vihreä nuoli ylöspäin korkeaa dataa varten. Keltainen vaakasuora nuoli keskitason tietoihin.

kuvakkeiden tietojoukot

Nämä värit ovat täysin muokattavissa, jos haluat. Muokataksesi valitse vain datasarake ja valitse Hallitse sääntöjä Ehdollinen muotoilu -valikossa.

Kaikkien näiden ehdollisten muotoiluvaihtoehtojen avulla voit visualisoida laskentataulukoiden tiedot. Tämä auttaa ymmärtämään paremmin sitä, mitä yrität edustaa tiedoilla yhdellä silmäyksellä.